内定辞退は、辞退を決めた日のうちに、電話で採用担当者へ伝え、そのあとメールで文面を残すのが基本です。承諾の前なら比較的自由に辞退できますが、承諾のあとは信義則への配慮が要るため、早さと誠実さが大切になります。
伝える順番と例文、法的な位置づけ、エージェント経由の場合、複数内定の比べ方、引き止めへの答え方を整理します。
先に結論：伝える相手・手段・タイミングの早見表
最初に、全体の型をまとめます。細かい理由と例文は、以降の節で説明します。
| 項目 | 基本の答え |
|---|---|
| いつ | 辞退を決めた日のうち。遅くとも回答期限の前 |
| 誰に | 内定の連絡をくれた採用担当者。エージェント経由なら担当のキャリアアドバイザー |
| 手段 | 電話が先、そのあとメール。どちらも残す |
| 理由 | 簡潔に。他社に決めたことと感謝だけで足りる |
| 承諾後 | 電話で直接、早く。迷った時点で連絡する |
「メールだけで済ませたい」と感じる人は多いはずです。ただ、採用担当者は、直接の声で聞くほうが事情を理解しやすく、感情のしこりも残りにくくなります。
電話で伝え、メールで記録を残すと、相手にも自分にも後から確認できる形になります。
内定辞退の連絡は、決めた日のうちに
辞退を決めたら、その日のうちに連絡します。期限ぎりぎりまで待つ理由は、ほとんどありません。
dodaは、内定後の回答期日は1週間程度になることが多いと説明しています。回答期限は企業が設定した日で、この日までに返事がなければ、企業は辞退と受け取るか、再度の確認を取ることになります。
期限の当日に連絡するのは、避けたほうがよい選択です。担当者が不在で伝わらないと、結果的に期限を過ぎてしまうからです。
迷っている間も、状況は動いています。企業は補欠の候補者を待たせているかもしれません。決めた時点で連絡すると、相手の次の動きを止めずに済みます。
連絡する時間帯は、平日の営業時間内にします。一般には、始業直後や昼休み、終業間際を避けると、担当者が落ち着いて聞ける時間に当たりやすくなります。
採用する側は、辞退の連絡をどう受け止めているか
運営会社の採用支援の現場では、辞退そのものより、辞退の連絡が遅れることが、企業にとって大きな負担になっています。
理由は、採用担当者が内定を出した後も、次の候補者を並行して動かしていることが多いからです。辞退の連絡が早ければ、次の候補者に連絡する時間が残ります。
遅ければ、その候補者が他社の内定を承諾してしまい、募集をやり直すことになる場合もあります。採用担当者にとって、辞退の連絡の早さは、次の一手が打てるかどうかに直結します。
もう1つ、採用担当者が気にするのは、辞退の理由よりも、辞退の連絡の仕方です。直接の連絡があると、評価していた候補者であっても、「誠実な人だった」という印象が残ります。
エンジニア採用の世界は狭く、同じ会社の別の募集で再び応募することも、将来の転職先として縁が戻ることもあります。いま辞退する会社に、数年後、別の立場で会う可能性もあります。
連絡の遅れや無断の辞退は、その後の印象に影響する可能性があります。ただし、条件や準備が整って辞退を伝えれば、丁寧な辞退が評価を下げることは通常ありません。
採用担当者は、辞退を想定して内定を出しています。辞退の連絡を受けたとき、担当者がいちばん困るのは、連絡が来ないこと、遅いこと、話が長引くことの3つです。
電話で伝える：話す順番と例文
電話は、短く、先に結論を言います。話す順番は次の4つです。
- 名乗って、内定へのお礼を言います
- 辞退することを、先に伝えます
- 理由を、簡潔に1文で言います
- お詫びと感謝で締めます
例文です。
「お世話になっております。先日、内定をいただきました○○です。人事の△△様はいらっしゃいますでしょうか。」
「お忙しいところ恐れ入ります。内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、慎重に検討した結果、今回は辞退させていただきたく、ご連絡しました。」
「他社への入社を決めました。選考では、ご丁寧に対応していただき、感謝しています。ご期待に沿えず、申し訳ありません。」
理由を聞かれたときは、事実を一言で答えます。「他社で、自分のやりたい業務に近い仕事ができると考えました」のように、会社の批判を含まない言い方にします。
電話に出た担当者が不在の場合は、「改めてかけ直します。戻りの時間を教えていただけますか」と聞きます。伝言だけで済ませず、自分で担当者に直接伝えます。
電話の前に、メモを用意します。声に出して一度読むと、緊張しても結論から話せます。
メールで残す：文面の例
電話のあと、同じ日のうちにメールを送ります。電話で伝えたことの記録になり、担当者が社内に共有するときにも使えます。
件名は、「内定辞退のご連絡（氏名）」のように、用件と名前が分かる形にします。
件名：内定辞退のご連絡（○○ ○○）
株式会社○○ 採用ご担当 △△様
お世話になっております。○○ ○○です。
本日、お電話でもお伝えしましたが、このたびの内定を辞退させていただきたく、改めてご連絡いたしました。
選考では、面接や質問への対応など、多くのお時間をいただきました。内定のご連絡もいただき、心より感謝しております。
慎重に検討を重ねましたが、他社への入社を決め、辞退の決断をいたしました。ご期待に沿えず、申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈りしています。
○○ ○○ （連絡先）
電話がつながらない場合は、先にこのメールを送ります。文面の冒頭に「お電話でお伝えすべきところ、つながらなかったため、メールで失礼します」と書き、あとで改めて電話することを添えます。
メールだけで終わらせる場合でも、返信を待たずに辞退を確定させるのではなく、担当者から受信の返信があるまで気に留めておきます。
承諾の前と後で、法的な意味は変わる
法律の面から、承諾の前と後を分けて整理します。
厚生労働省のQ&Aは、採用内定を、労働契約が成立していると認められることが多く、一定の取消事由がある場合に解約できる権利が留保された状態と説明しています。一方、内々定は、多くの場合、まだ労働契約を結んだという認識には至っていないとされています。
承諾の前は、辞退の自由が広く認められます。内々定の辞退について、同じQ&Aは、職業選択の自由があるため、辞退が違法となることはほとんど考えられないとしています。
承諾のあとの辞退は、扱いが変わります。同じQ&Aによると、内定の段階で労働契約が成立していると認められる場合、一方的な辞退は契約違反になる可能性があります。
ただし、労働者に労働契約の履行を強制することはできないため、責任は損害賠償にとどまります。さらに、辞退があまりに信義則に反する場合に、損害賠償を求められるおそれがある、という整理です。
民法627条は、期間の定めのない雇用について、各当事者はいつでも解約の申入れができ、雇用は申入れの日から2週間を経過すると終了すると定めています。
内定の段階にこの条文をどう当てはめるかは、個別の事情で変わります。厚生労働省のQ&Aにこの条文への言及はないため、内定辞退を2週間前に伝えれば必ず自由になる、とは書けません。
実務では、法律の細かい解釈より、承諾後の辞退は、早く、直接、誠実に伝えることが、トラブルを避ける近道です。
迷いが出たときの相談先として、厚生労働省のQ&Aページに個別相談の窓口の案内があります。損害賠償を請求されたなど、実際に争いになったときは、弁護士や労働局などの窓口に相談します。
エージェント経由の内定は、担当者を通して伝える
転職エージェント経由で内定を得た場合、辞退の連絡は、まず担当のキャリアアドバイザーに伝えます。企業の採用担当者へ直接連絡するのは、企業とエージェントの契約や進め方によって、避けたほうがよい場合があります。
伝える順番は、次のとおりです。
- 決めた時点で、担当者に電話かチャットで連絡します
- 担当者から、企業への伝え方を確認します
- 企業からの連絡があれば、担当者の案内に従います
エージェントの担当者には、辞退の理由を聞かれることがあります。ここでは、条件や迷った点も含めて、率直に伝えて構いません。次の紹介や、他の求人の提案に生かされるからです。
エージェント経由であっても、承諾の前後の考え方は同じです。承諾後の辞退は、担当者への連絡を先延ばしにしないことが、いちばんの配慮になります。
エージェントとの付き合い方は、転職エージェントの使い方で整理しています。サービスの選び方は、IT特化の転職エージェントの比較にまとめています。
複数内定の比べ方と、回答期限の相談
複数の内定がある場合は、比べる軸を先に決めます。年収だけで比べると、入社後の働き方で後悔しやすくなります。
比べる軸は、次の4つに絞ると整理しやすくなります。
- 仕事の中身（担当する開発と、使う技術）
- 条件（年収の内訳、勤務地とリモート、残業）
- 成長の見込み（評価と昇給、任される範囲）
- 一緒に働く人（配属チームの雰囲気、上司）
それぞれに、5段階などの点数をつけ、合計ではなく、譲れない1〜2軸で勝っているかを見ます。条件の確認の仕方は、オファー面談で確認することにまとめています。
回答期限の延長について、dodaは、本命企業の結果を待つために別の企業へ回答期限の延長を頼むことはすすめていません。延長を打診するだけで、内定取り消しにつながるおそれがあるためです。
延長を頼むなら、期限を受け取った時点で、理由と希望日を具体的に伝えます。企業側に断られても、期限内に、承諾か辞退かを選びます。
並行して選考を受けている場合は、早い段階で、各社に進み具合を伝え、結果が出る時期を近づけます。内定の期限が重ならないように調整するほうが、延長を頼むより、関係が良好に保てます。
引き止めや理由を聞かれたときの答え方
辞退を伝えると、担当者から、引き止められることがあります。条件を見直す提案が出ることも、役員との面談を提案されることもあります。
運営会社の採用支援の現場では、辞退の連絡を受けた担当者が、念のため条件を確認することは珍しくありません。それは、候補者を評価している表れです。
対応の基本は、決断が固まっているなら、丁寧に、短く断ることです。例文です。
「ありがとうございます。そこまでおっしゃっていただき、とても光栄です。ただ、慎重に考えたうえでの決断ですので、辞退の気持ちは変わりません。」
まだ迷っているときは、断定せず、その場で結論を出しません。「もう一度考えて、明日の午後までにご連絡します」と、期限を決めて電話を切ります。
条件の再提示に応じる場合は、自分が辞退を考えた理由が、条件で解消されるかを考えます。年収だけを上げてもらっても、配属や働き方の不安が残るなら、辞退の理由は変わりません。
理由を聞かれたときは、詳しく話す義務はありません。企業名や提示条件を聞かれても、答えない選択ができます。
答えるなら、「自分のやりたい仕事に近い環境を選びました」のように、事実を短く、他社や相手の会社を比べずに伝えます。批判や比較を含めると、話が長引き、関係に傷が残ります。
感情的に責められたり、長時間の説得が続いたりしたときは、「ご意向は承知しました。これ以上のお時間はいただけませんので、失礼します」と電話を切って構いません。後からメールで、辞退の意思を改めて書面に残します。
辞退の連絡の前日までにやること
最後に、辞退の連絡の前に確認することを整理します。
- 辞退を決めた理由を、一言で言える形にします
- 連絡先と、担当者の名前、回答期限を、手元に出します
- 電話の内容を、メモにします
- メールの文面を、書いておきます
- 承諾後なら、入社予定日と、入社手続きの状況を確認します
連絡は、決めた日のうちに、まず電話です。つながらないときは、メールを先に送り、時間を置いてもう一度かけます。
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